Contrôle Audit Conseil

Préparez l'inventaire physique de fin d'année

Voici quelques conseils pour bien préparer et sécuriser les comptages :

PLANIFICATION DE L'INVENTAIRE :

- S'assurer du bon rangement des stocks (facilité de comptage)

- Mettre à jour et diffuser ou communiquer les instructions d'inventaire

- Prévoir une date d'inventaire la plus proche possible du 31 décembre

ARRET DES MOUVEMENTS DURANT L'INVENTAIRE :

- Arrêter expéditions et réceptions durant l'inventaire

- Limiter l'accès aux lieux de stockage

- Isoler les produits détenus pour des tiers

EQUIPES DE COMPTAGE :

- Veiller à l'indépendance du personnel de comptage vis-à-vis du suivi journalier des stocks

- Equipes de comptage : 2 personnes au moins + Capacité à identifier les produits

- Prévoir un double comptage, grâce à la mise en place de 2 équipes de comptage, qui rapprocheront ensuite leurs comptages respectifs et feront une 3ème comptage en cas d'écart

- Supervision d'un responsable

SECURITE DES COMPTAGES ET DE LEUR ENREGISTREMENT :

- Comptages effectués à partir de listings "aveugles" (sans indication des quantités de l'inventaire informatique permanent)

- Le matin du jour de l'inventaire, NE PAS OMETTRE D'EDITER LE LISTING D'INVENTAIRE PERMANENT afin de pouvoir rapprocher ,sans délai après l'inventaire, quantités théoriques et comptages, permettant des recherches en cas d'écart important

- Double comptage, avec rapprochement entre les 2 comptages

- Enregistrement indélébile des quantités comptées par chaque équipe (croix, pastille adhésive, ...)

- Utilisation de feuilles de comptage prénumérotées (ou fiches à attacher à chaque lot)

- Signature des feuilles de comptage par les équipes de comptage

- Identification des comptages permettant de vérifier, à la fin de l'inventaire, que tous les stocks ont été comptés

- Identification claire des produits

- vérification du contenu des emballages (quantité, qualité) pendant les comptages, par sondage

SEPARATION DES EXERCICES :

- Transmission aux services comptables des informations nécessaires à une bonne séparation des exercices : dernières réception de l'année, dernières expéditions

APRES L'INVENTAIRE :

- Rapprochement des listings de comptage de chaque équipe, et faire un 3ème comptage en cas d'écart

- Rapprochement inventaire informatique et listing de comptage final : analyse des écarts, puis ajustement de l'inventaire permanent en sa calant sur les quantités comptées

- Edition du listing final d'inventaire valorisé (à conserver pendant 10 ans)

Gérer les liquidités de l'entreprise

Les fondamentaux :

1. Gérer son BFR:

• Facturer rapidement
• Surveiller l'encours par client : facturé + commandé
• Relancer sans relâche avec une progression dans le ton (téléphone, lettre simple, lettre recommandée avec mise en demeure, injonction de payer, assignation en référé)
• Augmenter la rotation des stocks
• Vérifier la santé financière des clients

2. Surveiller l'équilibre de sa structure financière :

•  Adéquation entre les besoins long terme (investissements) et les ressources long terme (emprunt, fonds propres, comptes courants bloqués)

Une approche par les prévisions d'investissements et de flux est indispensable afin de gérer cet équilibre dans le temps et éviter un recours onéreux au découvert et anticiper les difficultés de trésorerie.